Politique sur la protection des Renseignements personnels

Objectifs de la politique

InitiaSciences (« InitiaSciences », « nous », « notre »), un organisme à but non lucratif, prend votre vie privée et la protection de vos Renseignements personnels au sérieux dans le cadre de votre utilisation de nos services et de notre plateforme. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels, les types de Renseignements personnels que nous pouvons recevoir ou recueillir auprès de vous et la manière dont nous les utilisons, les divulguons, les hébergeons et les sécurisons, afin que vous soyez en mesure de faire des choix judicieux et informés. Nous vous recommandons de lire attentivement la Politique et d’y revenir périodiquement puisqu’elle peut faire l’objet de modifications à l’occasion. 

La Politique est conçue de manière à respecter les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels.  

Cette Politique s’applique à notre site web et plateforme disponible à l’adresse http://www.initiasciences.ca (notre « Plateforme »). Toutefois, nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que les droits et obligations décrits dans cette Politique ne couvrent pas les sites web tiers qui peuvent être liés ou mentionnés sur notre Plateforme. Ces sites web tiers ont leur propre politique de confidentialité et nous vous encourageons à les lire attentivement.

Renseignements personnels

Aux fins de cette Politique, « Renseignement(s) personnel(s) » désigne toute information concernant une personne identifiable, incluant les renseignements qui peuvent être utilisés seuls ou avec d’autres informations pour identifier, contacter ou localiser une seule personne. En général, les Renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires, telles que votre nom, votre titre ou vos coordonnées professionnelles.

Les Renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure , mais ne sont pas limités à :

  • Vos coordonnées telles que votre nom, adresse postale ou numéro de téléphone, afin de vous identifier et de correspondre avec vous;
  • Vos informations démographiques telles que votre date de naissance pour vérifier si vous êtes majeur ou non ;
  • Vos informations de connexion telles que la date de votre communication avec nous par les formulaires disponibles sur notre Plateforme, votre nom d’utilisateur, votre adresse électronique et votre mot de passe;
  • Des informations sur votre participation à nos programmes ou activités, telles que le type de programme ou activité et la période de participation;
  • Tout autre Renseignement personnel que vous nous avez fourni.

Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous pouvons notamment recueillir et utiliser les catégories de renseignements personnels suivants :

  • Identification : vos prénom et nom.
  • Coordonnées : votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
  • Interactions : lorsque vous communiquez avec nous par courriel, par nos formulaires, en soumettant votre demande de participation à un de nos programmes ou évènements, un commentaire, en nous parlant de votre projet de recherche ou si vous nous faites parvenir votre curriculum vitae ou autres renseignements personnels en demandant de devenir bénévole ou employé InitiaSciences, nous enregistrons votre interaction et, le cas échéant, chaque pièce jointe.
  • Utilisation de notre site : lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous ou notre consultant web recueillons automatiquement certains renseignements personnels sur les fichiers témoins (cookies) de votre fureteur, notamment votre adresse IP, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites ainsi que les pages consultées.

Il arrive que nous obtenions plus d’information que nécessaire. Nous vous encourageons fortement à ne pas fournir d’information au-delà de ce qui est demandé et nécessaire.

Comment recueillons-nous vos Renseignements personnels ?

Directement auprès de vous

En règle générale, nous recueillons les Renseignements personnels dont nous avons besoin directement auprès de vous, par exemple lorsque vous remplissez le formulaire de demande de participation à l’un de nos programmes de la Plateforme ou lorsque vous communiquez avec nous. Nous pouvons également recueillir des renseignements relatifs à votre utilisation de la Plateforme, incluant des renseignements techniques sur vos visites, la durée moyenne de la visite, l’action effectuée sur la Plateforme, le type d’appareil utilisé ou toute autre information recueillie par le biais de l’hôte de notre site Internet : WordPress. Pour plus d’informations à cet égard, nous vous invitons à consulter les informations relatives à l’utilisation d’un site Internet WordPress.

Avec votre consentement

Nous recueillons généralement vos Renseignements personnels avec votre consentement, à moins que la loi applicable ne prévoie une dérogation à ce principe (par exemple, pour nous conformer à nos obligations légales, lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre une action en justice ou une procédure judiciaire).

Refus de la collecte et du retrait de votre consentement

Vous avez le droit, si vous le souhaitez, de refuser le traitement de vos Renseignements personnels. Vous pouvez également, à tout moment, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement (le cas échéant) au traitement de vos Renseignements personnels en notre possession en nous contactant. Vous devez cependant savoir que, si vous choisissez de ne pas nous fournir vos Renseignements personnels, cela peut vous empêcher, par exemple, de participer à nos activités ou de déposer une demande de participation à l’un de nos programmes, car ces renseignements sont essentiels à cette utilisation. Vous pouvez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? » pour toute question relative à ce sujet.

Pourquoi recueillons-nous vos Renseignements personnels ?

Pour des fins spécifiques et limitées

InitiaSciences recueille généralement vos Renseignements personnels pour :

  • Établir et gérer notre relation avec vous;
  • Fournir et maintenir les activités et programmes demandés;
  • Améliorer la Plateforme et les Services, ainsi que votre expérience en tant qu’utilisateur;
  • Répondre à vos demandes d’information;
  • Répondre à vos demandes de participation;
  • Permettre le développement d’affaires et des activités de marketing, notamment en informant nos utilisateurs actuels et futurs de nos nouvelles offres, avec leur consentement préalable.

(collectivement, les « Fins »).

Pour vous envoyer des messages

Si vous avez consenti à recevoir de telles informations, InitiaSciences peut vous envoyer des infolettres, des messages électroniques tels que des courriels, des nouvelles, des mises à jour et/ou d’autres communications écrites (les « Messages ») au sujet des services d’InitiaSciences et/ou des produits et/ou services de ses partenaires. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir les Messages de la manière indiquée dans la section « Contactez-nous » ou par le biais du lien de désabonnement inclus dans les Messages. Toutefois, InitiaSciences pourra continuer de vous envoyer des Messages pour vous informer des mises à niveau disponibles, des problèmes techniques critiques liés à la Plateforme ou des services que vous avez demandés (tels que les formations), ou pour vous fournir des renseignements importants sur votre compte (le cas échéant).

À des fins secondaires

Selon les circonstances, InitiaSciences peut également agréger et anonymiser les Renseignements personnels que vous avez fournis, afin de créer des données statistiques qu’InitiaSciences pourrait utiliser à des fins secondaires (telles que des études et des demandes de financement), pour améliorer la Plateforme, examiner les tendances, développer les connaissances en matière de mentorat en recherche scientifique et l’enseignement, ou répondre aux demandes statistiques de certains de nos partenaires. Ces données statistiques ne comprennent pas de Renseignements personnels.

Qui peut consulter vos Renseignements personnels ?

Les renseignements personnels que vous nous donnez et que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte, soit lorsque vous naviguez, divulguez vos renseignements sur notre site Internet ou communiquez avec nous. Nous utilisons vos renseignements personnels principalement pour :

  • Communiquer avec vous et vous tenir informés : pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de candidature, etc.; 
  • Traiter les demandes de participation à nos programmes, incluant notre programme de recherche mentorée, le cas échéant;
  • Traiter votre demande de rejoindre l’équipe;
  • Communiquer avec vous pour des projets d’InitiaSciences;
  • Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

L’accès aux renseignements personnels au sein d’InitiaSciences sera limité aux employés et aux bénévoles qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employés et bénévoles traiteront les renseignements de façon strictement confidentielle et donneront accès à ces renseignements qu’aux personnes autorisées. Le niveau d’accès aux renseignements personnels sera accordé aux employés et bénévoles selon le principe du besoin de savoir.

Toute personne avec qui nous établissons un partenariat doit respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même que la présente politique et les procédures internes connexes. Toute violation peut entraîner l’annulation du partenariat ou une exclusion de l’équipe InitiaSciences ou une exclusion de participation à nos activités.

Vos Renseignements personnels peuvent être conservés par InitiaSciences ou consultés par les membres de son équipe ou par ses partenaires dans des régions autres que votre province, territoire ou pays de résidence. InitiaSciences peut également sous-traiter le traitement ou partager vos Renseignements personnels avec des tiers situés ailleurs, dans des régions autres que votre province, territoires ou pays de résidence. Dans ce cas, nous nous efforçons de limiter l’accès aux Renseignements personnels à ces tiers à ce qui est nécessaire pour accomplir les tâches qui leur sont confiées. Sachez que nous nous efforçons également de mettre en place des accords contractuels avec ces agents et fournisseurs de services afin de garantir la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. Ceci peut inclure la mise en œuvre de mesures de sécurité robustes et efficaces. De plus, InitiaSciences s’assurera que vos Renseignements personnels sont protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels ou autres moyens légaux appropriés. Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur ces mesures de sécurité, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? ».

Comment protégeons-nous vos Renseignements personnels ?

Nous prenons tous les moyens raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection.

Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend du degré de sensibilité des renseignements personnels.

Comment utilisons-nous ou divulgons-nous vos Renseignements personnels ?

InitiaSciences ne loue ni ne vend aucun de vos Renseignements personnels à des tiers et ne les partagera pas avec des tiers sans votre consentement, à moins que cela ne soit nécessaire en vertu de la loi ou pour les raisons exposées ci-dessous.

Avec nos employés et bénévoles

Dans le cadre de leur travail, nos employés et bénévoles peuvent avoir besoin d’accéder à vos Renseignements personnels, par exemple, lorsque vous nous contactez ou demandez de l’aide. Leur accès est limité à ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Avec des partenaires stratégiques

InitiaSciences peut partager vos Renseignements personnels avec ses partenaires pour faciliter ses activités, tels que nos partenaires financiers et des fournisseurs de services d’hébergement. Nos fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels pour une durée limitée dans le cadre de statistiques. Lorsque InitiaSciences fait appel à des tiers pour le traitement de tout Renseignement personnel, InitiaSciences s’efforce de mettre en œuvre des protections contractuelles et techniques commercialement raisonnables, afin que ces tiers gardent strictement confidentiels tous les Renseignements personnels qu’ils traitent. Veuillez noter que ces tiers peuvent être situés ailleurs que dans votre emplacement géographique. Dans ce cas, InitiaSciences prend des mesures commercialement raisonnables, comme indiqué ci-dessous dans la section « Qui peut consulter vos Renseignements personnels ? ».

Lorsque les lois applicables l’exigent

Nous pouvons également partager vos Renseignements personnels si la loi l’exige ou si nous pensons de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour : (i) nous conformer à la loi ; (ii) nous conformer à l’ordonnance d’une autorité judiciaire compétente dans toute juridiction ; (iii) nous conformer à une procédure juridiciare signifiée à InitiaSciences ; (iv) protéger et défendre les droits ou la propriété de InitiaSciences ; (v) faire respecter ou vérifier votre conformité à toute entente que vous avez conclue avec InitiaSciences, le cas échéant ; (vi) prévenir la fraude ou toute autre activité illégale perpétrée par le biais de la Plateforme ; ou (vii) agir dans des circonstances urgentes pour protéger la sécurité personnelle des utilisateurs de la Plateforme ou du public en général.

À d’autres fins, avec votre consentement

Lorsque vous y avez expressément consenti, vos Renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres tierces parties. Par exemple, il peut y avoir des cas spécifiques où des conditions supplémentaires s’appliquent et à travers celles-ci, nous indiquons clairement que des tiers spécifiques traitent vos Renseignements personnels.

Nos rôles et responsabilités

InitiaSciences est responsable des renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés, communiqués et détruits. Nous avons élaboré et continuerons d’élaborer des politiques et des pratiques pour nous assurer que ces renseignements sont traités en stricte conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels d’InitiaSciences est chargé de surveiller l’application de ces politiques et pratiques pour en assurer le respect, notamment :

  • en assurant une communication ouverte, complète et opportune avec les employés, bénévoles et les autres personnes au sujet des politiques, des pratiques et des attentes d’InitiaSciences relativement au traitement des renseignements personnels;
  • en établissant des normes pour la classification de la sensibilité des renseignements personnels afin de déterminer le niveau de protection approprié pour ces renseignements;
  • en mettant en application des systèmes qui garantissent que seuls les employés et bénévoles dont les fonctions exigent l’accès aux renseignements personnels sont autorisés à avoir accès à l’information en question;
  • en surveillant le degré de conformité à la présente politique et, au besoin, en prenant des mesures pour corriger toute lacune.

Employés et bénévoles — Les membres du personnel qui recueillent des renseignements personnels au nom d’InitiaSciences devront expliquer à quelles fins l’information est obtenue. Il incombe à chaque membre de l’équipe InitiaSciences de connaître ses obligations en vertu de la présente politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les employés et bénévoles ont l’obligation signaler toute violation portée à leur connaissance de la Politique ou de la Loi au responsable de la protection des renseignements personnels d’InitiaSciences.

Responsable de la protection des renseignements personnels d’InitiaSciences — Le responsable de la protection des renseignements personnels d’InitiaSciences. Mélanie Le Berre, sera le premier point de contact pour les personnes cherchant à obtenir de l’information sur le traitement de leurs renseignements personnels par InitiaSciences ou ayant des inquiétudes à cet égard.

Toute violation de la présente politique, commise intentionnellement ou par négligence, entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à l’exclusion de l’équipe InitiaSciences. Des sanctions légales peuvent aussi être prises, au besoin.

Comment protégeons-nous vos Renseignements personnels ?

Avec des mesures nécessaires et appropriées

InitiaSciences a mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos Renseignements personnels. Les mesures de sécurité standards que nous utilisons dépendent du type de renseignements recueillis. Cependant, InitiaSciences utilise des mesures de protection électroniques, physiques et procédurales pour protéger vos Renseignements personnels. Nous vous encourageons à être prudent lorsque vous utilisez l’internet, ce qui inclut de ne pas partager vos mots de passe. Si vous pensez que contact ou une demande non autorisé a été établi en utilisant votre nom, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? ».

La vie privée des enfants

La Plateforme est principalement disponible et conçue pour les personnes âgées de 14 ans ou plus . Si un utilisateur est un enfant de moins de 14 ans, nous ne pouvons collecter les Renseignements personnels qu’avec le consentement de son tuteur ou du titulaire de l’autorité parentale. Si vous êtes mineur, le consentement de votre tuteur ou personne titulaire de l’autorité parentale sera nécessaire pour la participation à nos programmes. Pour toute question ou renseignement supplémentaire, vous pouvez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? ».

Conservation et destruction des Renseignements personnels

Les Renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des Fins ou tel que la loi l’exige . À la fin de cette période, nous nous efforçons de détruire ou d’anonymiser ces renseignements. Pour déterminer la période de conservation appropriée de vos Renseignements personnels, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des Renseignements personnels, du risque potentiel de préjudice découlant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos Renseignements personnels, des Fins pour lesquelles nous traitons vos Renseignements personnels et de la possibilité d’atteindre ces Fins par d’autres moyens, ainsi que des exigences juridiques, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables. Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements à ce sujet, nous vous invitons à nous contacter.

Selon la législation applicable, vous disposez de différents droits tels que le droit à l’oubli, le droit d’accès à ou de rectification de vos Renseignements personnels, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit à la désindexation, ou le droit à la portabilité des données , c’est-à-dire, le droit de recevoir une copie de tous les Renseignements personnels qu’InitiaSciences détient à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ? ».

Services et plateformes de tiers

Nous pouvons inclure des liens sur la Plateforme vers des sites ou des services tiers que nous ne contrôlons pas, par exemple, si vous utilisez une fonctionnalité intégrée de Google ou des réseaux sociaux (Facebook, X, Instagram, YouTube, etc.). Ces tiers peuvent partager avec nous certaines informations vous concernant. Vous pourriez également avoir la possibilité de partager du contenu de la Plateforme (par exemple, des événements ou des articles) sur les plateformes de réseaux sociaux. Si vous cliquez sur l’un de ces liens, vous serez dirigé vers des sites que nous ne contrôlons pas. Veuillez lire les politiques de confidentialité de ces sites, applications ou plateformes qui peuvent recueillir des Renseignements personnels, afin de comprendre leurs politiques en matière de confidentialité et leurs pratiques en matière de collecte de Renseignements personnels.

Vous pourriez également avoir la possibilité d’accéder à la Plateforme par l’entremise de sites ou de plateformes de certains de nos partenaires. Dans ce cas, vos activités sur la Plateforme continueront d’être assujetties à cette Politique. En revanche, InitiaSciences n’exerce aucun contrôle et n’assume aucune responsabilité pour les activités que vous effectuez à l’extérieur de la Plateforme, incluant lorsque vous naviguez sur les sites et plateformes de nos partenaires. La présente Politique s’applique uniquement aux Renseignements personnels traités par InitiaSciences ou en son nom.

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions sur tout aspect de la présente Politique, si vous souhaitez envoyer un commentaire, déposer une plainte ou exercer l’un des droits mis à votre disposition conformément aux lois applicables, veuillez le faire par le biais du lien « Contactez-nous » sur la Plateforme, lorsqu’il est disponible, ou veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :

Mélanie Le Berre
admin@initiasciences.ca

Toute demande d’accès doit être faite par écrit, faite par une personne justifiant son identité et fera l’objet d’une réponse dans les trente (30) jours suivant sa réception par InitiaSciences. Votre demande pourra être acceptée ou refusée par InitiaSciences selon les lois applicables. InitiaSciences prendra rapidement des mesures correctives lorsqu’elle aura connaissance de tout manquement à cette Politique. InitiaSciences ne peut être tenue responsable de tout dommage indirect, accessoire, consécutif ou punitif lié à cette Politique. Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de l’autorité compétente si vous pensez qu’InitiaSciences ne traite pas vos Renseignements personnels de manière conforme à la présente Politique ou aux lois applicables. 

Mises à jour

InitiaSciences peut, à sa discrétion, mettre à jour, réviser, modifier ou compléter cette Politique de temps à autre. Si des modifications importantes sont apportées à la Politique, vous en serez informé sur la page d’accueil du site Internet. La Politique et tout document connexe, le cas échéant, seront publiés sur notre Plateforme. InitiaSciences demande à ses utilisateurs de consulter et d’accepter la Politique révisée avant de continuer à utiliser sa Plateforme.

Dernière mise à jour : 30 septembre 2023.

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